Genelde sorun burada başlıyor.

Bugün genelde böyle yürüyor

Talep dört ayrı yerden geliyor. Web formu bir e-posta kutusuna düşüyor, WhatsApp tek bir telefonda duruyor, arayanlar deftere yazılıyor, Instagram'dan geleni başka biri görüyor.

Zaman burada kayboluyor

• Hangi talebin yanıtlandığı gün sonunda bile net değil
• Aynı kişi iki kanaldan yazınca iki ayrı kayıt oluşuyor
• Yoğun günlerde sıra, en son bakan kişinin hafızasında kalıyor

Sisteme alınabilen

• Her kanaldan gelen talebin tek listeye düşmesi
• Aynı kişiye ait tekrar kayıtların birleştirilmesi
• Konuya ve aciliyete göre sıraya girme
• Yanıtlanmayan talep için hatırlatma

Bugün genelde böyle yürüyor

Teklif bir Word dosyasından kopyalanıyor, fiyat bir tabloda tutuluyor, onay için birine e-posta atılıyor. Üçüncü revizyondan sonra hangi sürümün gönderildiği karışıyor.

Zaman burada kayboluyor

• Son gönderilen sürümün hangisi olduğu belirsiz
• Onay bekleyen teklif kimsenin ekranında görünmüyor
• Aynı bilgiler teklife, sözleşmeye ve muhasebeye ayrı ayrı giriliyor

Sisteme alınabilen

• Talep bilgisinden teklif taslağının oluşturulması
• Sürüm ve revizyon takibi
• Onay adımının ilgili kişiye düşmesi
• Kabul edilen teklifin kayda ve faturalamaya aktarılması

Bugün genelde böyle yürüyor

Randevu telefonla alınıyor, takvime elle yazılıyor, değişiklik olduğunda iki yerde birden güncellenmesi gerekiyor. Hatırlatma mesajını akşam biri tek tek gönderiyor.

Zaman burada kayboluyor

• Takvim ile gerçek durum arasında fark oluşuyor
• Hatırlatma unutulduğunda gelmeyen randevu artıyor
• Değişiklik ve iptaller yazılı bir yerde durmuyor

Sisteme alınabilen

• Uygun saatlerin tek takvimden üretilmesi
• Onay ve değişiklik bildirimleri
• Hatırlatmanın seçilen kanaldan zamanında gitmesi
• Gelmeyen randevunun işaretlenmesi ve yeniden planlanması

Bugün genelde böyle yürüyor

Hasta talebi Instagram'dan, WhatsApp'tan ve web formundan geliyor. Yurt dışından gelenler farklı dilde yazıyor. Koordinatör hepsini tek tek okuyup hangisinin gerçekten randevuya döneceğini ayırmaya çalışıyor.

Zaman burada kayboluyor

• Talebin hangi dilde ve hangi saat diliminden geldiği takibi zorlaştırıyor
• Aynı hasta birkaç kanaldan yazdığında geçmiş dağılıyor
• Yanıt gecikince talep başka kliniğe gidiyor

Sisteme alınabilen

• Talebin tek kayıtta toplanması ve geçmişin birleşmesi
• Dil ve konu etiketlemesi
• Eksik bilginin standart sorularla tamamlanması
• Doğru koordinatöre yönlendirme ve yanıt süresi takibi

Bugün genelde böyle yürüyor

İşin durumu üç ayrı tabloda tutuluyor. Kimse tablonun en güncel sürümünün hangisi olduğundan emin değil; durum sorulunca birine sorulup öğreniliyor.

Zaman burada kayboluyor

• Aynı bilgi birkaç tabloda farklı duruyor
• Bekleyen işin kimde olduğu görünmüyor
• Rapor için veriler her seferinde elle toplanıyor

Sisteme alınabilen

• Tüm işlerin tek kaynakta toplanması
• Aşama ve sorumlu takibi
• Bekleme süresi uzayan işin işaretlenmesi
• Düzenli özetlerin kendiliğinden üretilmesi

Bugün genelde böyle yürüyor

Gelen fatura ve formlar açılıp okunuyor, alanlar elle bir tabloya giriliyor. Günde yüz belge olduğunda bu tek başına bir işe dönüşüyor ve yazım hataları kaçıyor.

Zaman burada kayboluyor

• Elle giriş hem zaman alıyor hem hata üretiyor
• Hatanın nerede olduğu ancak sonradan fark ediliyor
• Belgenin aslına geri dönmek zor

Sisteme alınabilen

• Belgeden alanların okunması
• Beklenen biçim ve aralık kontrolü
• Şüpheli alanların kontrole düşürülmesi
• Doğrulanan verinin hedef sisteme yazılması

Bugün genelde böyle yürüyor

Uzun yazışmaları birinin okuyup özetlemesi gerekiyor. Gelen mesajın hangi konuya girdiğine bakılıyor. Standart cevaplar her seferinde baştan yazılıyor.

Zaman burada kayboluyor

• Okuma ve ayıklama işi ekibin gününü yiyor
• Aynı cevap her seferinde yeniden yazılıyor
• Konu etiketleri kişiden kişiye değişiyor

Sisteme alınabilen

• Gelen metnin konuya göre sınıflandırılması
• Uzun yazışmanın özetlenmesi
• Cevap taslağının hazırlanması
• Belgeden ilgili bölümün bulunması

Bugün genelde böyle yürüyor

Müşteri veya bayi her bilgi için arıyor ya da e-posta atıyor. Aynı soruların cevabı bir tabloda duruyor ama dışarıdan erişilebilir değil. Hazır yazılım denendi, süreç ona uymadı.

Zaman burada kayboluyor

• Dışarıdan gelen her soru içeride birinin işini bölüyor
• Hazır yazılımı sürece uydurmak, süreci bozarak çalışıyor
• Yetki ve görünürlük ayarlanamıyor

Sisteme alınabilen

• Kendi durumunu görebilen dış kullanıcı erişimi
• Başvuru, talep ve belge yükleme akışları
• Rol bazlı yetkilendirme
• Bildirim ve durum güncellemeleri